Pour qu'ils atteignent leurs objectifs, respectent le budget, s'inscrivent dans les objectifs globaux de l'entreprise et, en fin de compte, réalisent un retour sur investissement (ROI), les voyages d'affaires doivent répondre à une stratégie dont la définition n'est pas une tâche facile. Dans cet article, nous révélons les clés pour y parvenir : définir une stratégie, la communiquer et la mettre en œuvre. C'est le bon ordre à suivre dans le processus stratégique de gestion des frais de voyage dans toute entreprise. Chacune de ces phases nécessite l'implication de différents services pour son exécution, et il en va de même pour les canaux utilisés pour sa diffusion et les outils de soutien.
La définition de la stratégie
La clé fondamentale pour définir une stratégie spécifique d'organisation et de gestion des voyages d'affaires se trouve dans l'implication directe de tous les services qui peuvent avoir ou générer un certain niveau d'influence. Si un service "lourd" est laissé en dehors du processus de définition d'une stratégie de voyage, l'échec est assuré. Les problèmes se succéderont et il ne sera pas possible de poser une base organisationnelle solide sur laquelle développer la structure organisationnelle des voyages d'une entreprise. Bien qu'elle puisse varier d'une entreprise à l'autre, les services qui participent normalement à la définition d'une stratégie de voyage sont les suivants En travaillant ensemble, ces départements ou secteurs de l'entreprise doivent pouvoir s'entendre sur des lignes de travail qui, une fois bien élaborées, finiront par façonner la stratégie de l'entreprise en matière de voyages : définition d'objectifs spécifiques. Les objectifs d'un voyage sont très divers : de l'augmentation des ventes d'un certain produit ou service à l'amélioration du réseau professionnel ou de la mise en réseau de l'entreprise, en passant par la promotion d'un environnement de collaboration entre les départements et la connaissance mutuelle des employés. Ce qui est vraiment important, en tout cas, c'est de spécifier des objectifs qui soient détaillés, réalistes et mesurables. Générer de la valeur grâce à l'analyse des données. Pour définir une stratégie, il est nécessaire de recueillir des informations de qualité, en sélectionnant celles qui sont pertinentes et en éliminant celles qui ne sont pas utiles. Ces données doivent servir de base à des rapports de qualité, qui apportent une valeur réelle et sont utiles pour la gestion ultérieure des frais de voyage.
L'importance de la communication
Il est tout aussi important de définir une stratégie que de la communiquer efficacement aux employés avec la double fonction de les informer et de les sensibiliser aux voyages d'affaires ou d'entreprise. Le département des ressources humaines joue un rôle fondamental dans la transmission de ces informations et sera chargé de communiquer, par l'intermédiaire de l'intranet et des courriels de l'entreprise, les résolutions, les nouvelles importantes et les nouveaux développements. Pour ce faire, vous aurez le soutien du service directement concerné. Les applications de gestion des dépenses constituent un autre moyen très efficace de communiquer sur les questions liées aux voyages. Cela est possible car parmi ses nombreuses fonctions et possibilités, il est souvent nécessaire d'entrer des informations sur les stratégies et les politiques de voyage, puis de les présenter à l'utilisateur de manière ordonnée et consultable afin qu'il puisse les consulter quand il le souhaite ou le doit.
Mise en œuvre de la stratégie : l'essai pilote
Avant de lancer une stratégie, il est conseillé de procéder à un essai pilote avec une sélection d'employés dans un pays particulier, comme étape vers sa mise en œuvre finale. De cette façon, les défauts peuvent être corrigés et des améliorations peuvent être apportées. Il est également habituel d'exclure de l'essai pilote les groupes professionnels qui ont le plus besoin de voyager dans les meilleures conditions, comme la force de vente. En bref, il s'agit de peaufiner la stratégie avant de la généraliser à tous les types de voyages et de services et d'adapter le modèle aux systèmes et ressources concernés, comme les logiciels spécifiques ou la comptabilité centralisée. Dispositions générales concernant les indemnités journalières et les frais de voyage essentiels. Cinq conseils à garder à l'esprit concernant les frais de voyage. 4 clés pour profiter au mieux de votre voyage d'affaires.